POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Chaîne d’approvisionnement Canada vieille à la protection de vos renseignements personnels dans la conduite de ses activités.

Objectif

Afin de protéger vos renseignements personnels, et de rassurer toute personne à l’égard de cette protection, la présente politique énonce les procédures permettant à Chaîne d’approvisionnement CanadaMC de se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.

Portée (à qui cette politique s’applique-t-elle)

La présente politique concerne la protection des renseignements personnels de membres actuels ou anciens (y compris les bénévoles), des participants aux programmes, des clients et de toute autre personne dont les renseignements personnels sont recueillis.

Détails de la politique, interprétation et administration

Chaîne d’approvisionnement Canada recueille et utilise des renseignements personnels (par exemple, les noms, adresses, numéros de téléphone, relevés de notes et statuts de membre) aux fins suivantes :

  • Consigner et déterminer les divers services fournis aux membres de façon générale;
  • Évaluer et évaluer à nouveau les biens, les services, les besoins et les préférences des membres actuels et potentiels et de l’industrie;
  • Évaluer les préférences et les besoins des membres et de l’industrie et y répondre;
  • Améliorer la qualité des biens et des services que nous offrons aux membres actuels et potentiels;
  • Mener des activités de gestion, de facturation, de comptabilité et de collecte liées aux biens et aux services fournis aux membres;
  • Protéger contre la fraude et les erreurs;
  • Communiquer avec les membres de façon générale ou veiller à la satisfaction des membres;
  • Communiquer les renseignements personnels à un sous-traitant (ou à tout autre mandataire, intermédiaire ou tierce partie) dans le cadre de l’exécution d’un contrat ou d’un mandat pour l’une ou l’autre des fins énoncées ci-dessus.
  • Aviser, sur demande, votre employeur concernant votre statut de membre.

En plus de ce qui précède, Chaîne d’approvisionnement CanadaMC recueille et utilise également les renseignements personnels du membre aux fins suivantes :

  • Consigner et conserver de l’information relative à l’adhésion, aux prix, aux dossiers disciplinaires, aux évaluations du rendement et aux programmes d’amélioration du rendement ou pour conserver tout autre renseignement nécessaire pour établir ou gérer la relation d’un membre avec Chaîne d’approvisionnement Canada;
  • À d’autres fins particulières que Chaîne d’approvisionnement CanadaMC et son personnel communiquera aux membres avant la collecte des renseignements.

Sauf lorsque la loi le permet, nous utiliserons les renseignements personnels d’un membre uniquement aux fins précisées au membre. Lorsque des renseignements personnels seront utilisés à une fin qui n’a pas été précisée au membre, nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour nous assurer que le membre est au courant de cette nouvelle fin.

Témoins

Nous utilisons les témoins (des petits fichiers texte placés sur votre appareil) et des technologies semblables pour fournir nos services et nous aider à recueillir des données. Les témoins nous permettent, entre autres, de stocker des informations concernant vos préférences et vos paramètres, de fournir des publicités en fonction de vos intérêts et d’analyser le rendement de nos services. Nous utilisons aussi des balises Web pour nous aider à envoyer des témoins et recueillir des données relatives au rendement et à l’utilisation de nos produits et services. Nos services pourraient contenir des balises Web et des témoins de fournisseurs de services tiers. Vous avez à votre disposition différents outils pour contrôler les témoins, les balises Web et les technologies semblables, dont les paramètres de votre navigateur permettant de bloquer et de supprimer les témoins et d’autres options offertes par des fournisseurs de services d’analyse tiers qui vous permettent de refuser la collecte de données par l’entremise de balises Web. Les paramètres de votre navigateur ainsi que d’autres options peuvent avoir une incidence sur votre expérience en lien avec nos services.

La présente politique établit les procédures conformes aux principes de la LPRPDE. En résumé, les principes sont les suivants :

  • Responsabilité :
    Le président et chef de la direction de Chaîne d’approvisionnement Canada est responsable d’assurer la conformité à la LPRPDE
  • Détermination des fins de la collecte des renseignements :
    Informer les individus des fins de la collecte des renseignements personnels
  • Consentement :
    Obtenir le consentement des individus concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels
  • Limitation de la collecte :
    Recueillir uniquement les renseignements personnels nécessaires, conformément au consentement obtenu
  • Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation :
    Utiliser et divulguer les renseignements personnels conformément au consentement obtenu et les conserver uniquement pour la période appropriée.
  • Exactitude :
    Mettre à jour les renseignements personnels, au besoin
  • Mesures de sécurité :
    Protéger les renseignements personnels contre toute perte ou tout accès non autorisé
  • Transparence :
    Maintenir une communication ouverte au sujet de cette politique et de ces procédures
  • Accès aux renseignements personnels :
    Assurer un accès raisonnable aux renseignements personnels pour les individus
  • Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes :
    Faciliter les demandes et des plaintes des individus

Plusieurs lois provinciales sont considérées comme essentiellement similaires à la LPRPDE. En vertu de l’alinéa 26(2)b) de la LPRPDE, le gouverneur en conseil peut exclure une organisation, une catégorie d’organisations, une activité ou une catégorie d’activités de l’application de la LPRPDE si la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels s’effectue à l’intérieur d’une province dont la loi est réputée essentiellement similaire à la LPRPDE. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez le site Web du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Administration

Définitions:

  • l’âge, le nom, un numéro d’identification, le revenu, l’origine ethnique ou le groupe sanguin;
  • une opinion, une évaluation, un commentaire, le statut social ou une mesure disciplinaire;
  • le dossier d’un employé, un dossier de crédit ou de prêt, un dossier médical, l’existence d’un différend entre un consommateur et un commerçant ou le projet d’une personne (par exemple, l’intention d’acquérir des biens ou des services ou de changer d’emploi). (Commissariat à la protection de la vie privée du Canada)

LPRPDE réfère à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques

Personne désignée réfère au directeur des Services d’entreprise.

Renseignement personnel réfère à « […] tout renseignement factuel ou subjectif, consigné ou non, concernant une personne identifiable. » Il peut s’agir de tout type de renseignement, par exemple :

« Le nom, le titre, l’adresse ou le numéro de téléphone au travail des employés d’une organisation ou d’une entreprise ne sont pas des renseignements personnels. » (Commissariat à la protection de la vie privée du Canada)

Gestion des renseignements personnels

Général : Lorsqu’un membre du personnel a besoin de plus d’information à propos de cette procédure, il doit consulter la personne désignée.

Fins et consentement. Lorsque des renseignements personnels sont recueillis, le personnel doit, au moment de la collecte ou avant, indiquer à la personne les raisons de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation desdits renseignements personnels et obtenir son consentement. Ceci peut être fait de toute façon jugée pertinente selon les circonstances et sous différentes formes : formulaire papier, site Web, courriel, téléphone ou d’autres moyens. Dans tous les cas, une copie du consentement reçu doit être conservée.

Période de conservation. Si, à la fin de la période de conservation indiquée, les renseignements personnels font l’objet d’une demande ou d’une plainte ou s’ils ont récemment été utilisés pour prendre une décision à propos d’une personne, alors la période de conservation doit être prolongée de manière raisonnable.

Divulgation. Avant de divulguer des renseignements personnels, le personnel doit se reporter à cette politique pour déterminer si l’utilisation de ce ou de ces renseignements est prévue par la présente. Le personnel doit veiller à ce que toute divulgation soit conforme avec l’utilisation prévue.

Tierces parties. Lorsque des renseignements personnels sont reçus de, ou fournis à, une tierce partie, le personnel doit confirmer sous forme de contrat, de lettre ou de tout autre moyen que les principes de la LPRPDE ont été et seront respectés.

Nouvelle fin. Chaque fois qu’un processus ou une initiative de Chaîne d’approvisionnement CanadaMC exige l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels à une nouvelle fin non stipulée au moment de la collecte de ceux-ci, le personnel doit obtenir le consentement de toute personne concernée. Ceci peut être fait de toute façon jugée pertinente selon les circonstances et sous différentes formes : formulaire papier, courriel, poste, ou d’autres moyens. Dans tous les cas, une copie du consentement reçu doit être conservée. (Remarque : L’obtention du consentement n’est pas obligatoire si la nouvelle fin est exigée par la loi.)

Mises à jour. Consultez la section « Renseignements personnels : demandes et plaintes ».

Renseignements personnels : demandes et plaintes

Lorsqu’un membre du personnel reçoit une demande1 ou une plainte concernant les renseignements personnels ou à propos de la conformité de Chaîne d’approvisionnement Canada à la LPRPDE, il doit diriger la personne vers le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels2. Ce formulaire peut être imprimé à partir du site Web de Chaîne d’approvisionnement Canada ou le membre du personnel peut l’envoyer à la personne par courriel. Il doit aussi préciser à la personne qu’elle doit retourner le formulaire rempli (par courriel, par télécopieur ou par un autre moyen) à Chaîne d’approvisionnement CanadaMC, à l’attention de la personne désignée. Toute personne peut accéder à ses renseignements personnels sans frais.

Lorsque le formulaire rempli est reçu, la personne désignée, selon la nature de la demande ou de la plainte, mènera une enquête et répondra ou pourra déléguer cette tâche. Dans tous les cas, l’enquête et la réponse doivent respectivement être menée et envoyée dans un délai raisonnable et au plus tard dans les 30 jours, conformément aux exigences de la LPRPDE.

Lorsque la demande ou la plainte concerne une modification aux renseignements personnels, le membre du personnel responsable de répondre doit faire les vérifications nécessaires avant d’apporter le changement. Si Chaîne d’approvisionnement CanadaMC n’est pas en accord avec le changement demandé, alors le membre du personnel doit joindre une déclaration de désaccord au dossier de la personne. Une fois la modification apportée ou la déclaration de désaccord jointe, le membre du personnel doit alors informer, au besoin, les tierces parties concernées.

Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne

En réponse au Règlement général sur la protection des données (RGPD), Chaîne d’approvisionnement Canada fera valoir les droits suivants lorsqu’elle traite les renseignements personnels de sujets européens :

  • Droit à l’information : le droit à l’information exige que les responsables du traitement des données donnent aux individus certaines informations à propos du traitement de leurs données à caractère personnel.
  • Droit d’accès : le droit d’obtenir des détails concernant toute donnée à caractère personnel utilisée pour créer un profil, y compris les catégories de données utilisées pour établir un profil.
  • Droit de rectification : le droit, en tenant compte du but du traitement, de fournir une déclaration supplémentaire lorsqu’un profil établi à partir de statistiques diffère du profil réel du sujet.
  • Droit d’opposition : le droit de s’opposer au traitement des données à caractère personnel.
  • Droit à la limitation : le droit de restreindre le traitement des données à caractère personnel.
  • Droit à l’oubli : aussi connu comme le droit à l’effacement, puisqu’il comprend à la fois le droit d’exiger la suppression des données à son sujet et le droit d’exiger leur radiation dans certaines circonstances.
  • Droit à la portabilité des données : le droit d’une personne à récupérer des données à caractère personnel qu’elle a fournies à un responsable du traitement des données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et à transmettre ces données à un autre responsable du traitement des données, et ce, sans obstacle.
Responsabilité

Le président et chef de la direction de Chaîne d’approvisionnement Canada est responsable d’assurer la conformité à la LPRPDE.

La personne désignée pour l’administration de la politique de confidentialité est le vice-président des Services d’entreprise et directeur financer. Vous pouvez communiquer avec ce dernier par l’une ou l’autre des méthodes suivantes :

Chaîne d’approvisionnement Canada
1 Dundas Street Ouest, bureau 2704, C.P. 64
Toronto, Ontario
M5G 1Z3
Téléphone: 1-888-799-0877 poste 3133

1 Toute demande autre que les demandes générales auxquelles un membre du personnel peut répondre directement. Une demande générale serait, par exemple, concernant le type de renseignements personnels détenus ou encore où trouver plus d’information sur la politique de confidentialité de Chaîne d’approvisionnement Canada. Une demande concernant un individu en particulier exige de suivre les étapes décrites.

2 Les demandes pour un accès individuel aux renseignements personnels doivent être soumises par écrit.

Chaîne d’approvisionnement Canada

1 Dundas Street Ouest, bureau 2704, C.P. 64
Toronto, Ontario
M5G 1Z3

Telephone: 1-888-799-0877 ext. 3133
privacy@supplychaincanada.com